Medien- und Konferenztechnik richtig einsetzen - Welche Technik passt zu welchem Raum?

Nicht jeder Besprechungsraum muss alles können. Aber jeder sollte genau das können, was im Arbeitsalltag gebraucht wird - zuverlässig, intuitiv und ohne Umwege. Genau das schaffen wir: Räume, in denen Technik nahtlos funktioniert, Meetings fokussiert laufen und jeder sofort loslegen kann. Viele Unternehmen merken, dass ihre Meetingräume über Jahre gewachsen sind – Anforderungen haben sich verändert, Technik wurde ergänzt, Arbeitsweisen weiterentwickelt. Was dabei oft fehlt, ist eine klare Orientierung - und eine durchdachte Planung.

Im Kern geht es fast immer um dieselbe Frage:
Welche Medien- und Konferenztechnik passt zu unseren Räumen – und zu der Art, wie wir arbeiten?
Wir haben die Antwort.

Technik folgt Nutzung - nicht umgekehrt.

Wer Besprechungsräume plant, sollte weniger in Produkten denken und mehr in Nutzungsszenarien. Ein Raum für vier Personen funktioniert anders als ein Konferenzraum für zwölf. Unterschiedliche Gruppengrößen, Meetingformate und Arbeitsweisen brauchen unterschiedliche technische Antworten.

Die gute Nachricht: In den meisten Fällen lassen sich bestehende Räume mit der richtigen Medien- und Konferenztechnik deutlich verbessern, ohne sie komplett neu zu denken.

Wir unterscheiden dabei vor allem zwei zentrale Raumtypen, die in nahezu jedem Unternehmen vorkommen:

  • den klassischen Besprechungsraum (2-6 Personen)

  • den Konferenzraum (7-12 Personen)

Beide stellen unterschiedliche Anforderungen an Technik, Akustik und Bedienung.

In diesem Artikel

Tim Birkner

Beratung & Verkauf | Medien- & Konferenztechnik

+49 2563 9342 18

Der klassische Besprechungsraum (2-6 Personen)

Typische Nutzung: Projektabstimmungen, spontane Videocalls, kurze Teammeetings.

Medientechnik-Schwerpunkte:

  • All-in-One Videokonferenzsysteme: KI-Kamera, Mikrofon und Lautsprecher in einem kompakten Gerät.

  • Displaygröße: ausreichend für kleine Gruppen, gut aus allen Sitzpositionen sichtbar.

  • Einfacher Zugriff: Plug & Play, One-Touch-Start, sofort einsatzbereit.

Unser Ansatz:
Wir wählen Lösungen, die sofort funktionieren und keine lange Einarbeitung erfordern. Ein intuitives Setup sorgt dafür, dass jede:r das Meeting ohne technische Hürden starten kann.

Sie denken über ein ähnliches Raum-Setting nach? Jetzt beraten lassen.

Der große Konferenzraum (7-12 Personen)

Typische Nutzung: Strategische Meetings, Präsentationen, hybride Meetings

Medientechnik-Schwerpunkte:

  • Dynamische Kameraführung: Alle Teilnehmenden sind gut sichtbar, egal wo sie sitzen.

  • Akustische Optimierung: Mikrofone und Lautsprecher sind so positioniert, dass jeder gehört wird.

  • Display-Setups aus mehreren Blickwinkeln: Inhalte sind für alle gut erkennbar.

Unser Ansatz:
In größeren Räumen geht es nicht nur um Technik, sondern um Gleichberechtigung aller Teilnehmer:innen - vor Ort wie remote. Wir analysieren Raum, Akustik und Nutzung und integrieren die passende Medien- und Konferenztechnik gezielt in bestehende Räumlichkeiten. Wo modernisiert oder neu geplant wird, denken wir Technik frühzeitig mit – immer mit dem Ziel, dass sie sich nahtlos in Raum und Möblierung einfügt und im Alltag einfach funktioniert.

Sie planen gerade einen ähnlichen Meetingraum? Jetzt beraten lassen

Häufige Technik-Fallen in Meetingräumen.

Viele Meetingräume scheitern nicht an fehlender Medien- und Konferenztechnik, sondern an falschen Annahmen: dass ein System für alle Räume reicht, dass Technik später ergänzt werden kann oder dass Nutzer:innen sich schon „reinfuchsen“ werden.

In der Praxis führen solche Entscheidungen zu Frust, ungenutzten Funktionen oder Räumen, die gemieden werden. Dabei lassen sich die häufigsten Technik-Fallen leicht vermeiden – wenn man sie frühzeitig mitdenkt.

Lassen Sie sich jetzt beraten.
1 Technik wird zu komplex geplant

Zu viele Funktionen oder Systeme überfordern im Alltag. Eine gezielte Auswahl der wirklich benötigten Funktionen sorgt dafür, dass Meetings schnell starten - ohne Erklärungen oder technische Hürden.

2 Ein Raum soll alles können

Ein Raum, der alles abdecken soll, führt häufig zu Kompromissen. Gemeinsam definieren wir die wichtigsten Nutzungsszenarien und wählen die Technik, die diese Anforderungen optimal unterstützt.

3 Kamera & Display werden ungeplant ergänzt

Nicht die Nachrüstung ist das Problem, sondern fehlende Abstimmung. Werden Kamera oder Display ohne Blick auf Raumgröße, Sitzpositionen und Nutzung ergänzt, leidet oft Sichtbarkeit oder Bedienung. Wir analysieren Raum und Nutzung und stimmen Kamera- und Displaylösungen gezielt darauf ab.

4 Akustik wird unterschätzt

Guter Klang ist entscheidend für jedes Meeting – wird aber oft zu spät berücksichtigt. Wir analysieren Raum, Materialien und Nutzung und verbessern die Akustik gezielt, damit alle gut verstanden werden und Meetings angenehm bleiben.

5 Hybrid wird mitgedacht, aber nicht umgesetzt

Hybrides Arbeiten ist Realität, die Technik oft nicht darauf abgestimmt. Wir analysieren Meetingformate und integrieren Lösungen, die hybride Meetings im Alltag zuverlässig unterstützen, sodass alle Teilnehmenden gleich gut hören, sehen und eingebunden sind.

Gute Technik erklärt sich nicht - sie funktioniert.

Je größer der Raum, desto wichtiger wird das Zusammenspiel aus Technik, Möblierung, Akustik und Licht. Und je häufiger ein Raum genutzt wird, desto entscheidender ist eine intuitive Bedienung.

Deshalb empfehlen wir:

  • Technik nach Nutzung auswählen, nicht nach Funktionsliste

  • Räume klar definieren statt alles überall zu wollen

  • Lösungen standardisieren, wo es sinnvoll ist

  • Technik früh in die Raumplanung integrieren

So entstehen Meetingräume, die genutzt werden - und nicht leer stehen.

Wie wir dafür sorgen, dass Räume und Technik eine Einheit bilden.

"Statt nur Produkte zu liefern, setzen wir auf individuelle Lösungen, die funktionieren."

Tim Birkner, Experte für Medien- und Konferenztechnik

Wie setzen wir das in der Praxis um?

Von der Analyse über die Umsetzung bis zur Betreuung — wir beraten und begleiten Sie ganzheitlich bei der Gestaltung Ihrer individuellen Arbeitswelten der Zukunft.

Umgesetzte Projekte
1 Analyse und Beratung

In der ersten Phase findet eine genaue Zieldefinition Ihres Projektes statt. Welchen Nutzen soll die Lösung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden bringen. Wir klären gemeinsam, welche Ressourcen in Bezug auf Zeit, Budget und Kompetenzen zur Verfügung stehen.
Sind die Ziele und Ressourcen geklärt, folgt die Analyse Ihres Vorhabens. Die Abfrage erfolgt je nach Komplexität in Form einer Befragung, eines Workshops oder eines moderierten Meetings – persönlich oder hybrid. Haben wir Ihr Unternehmen und Ihr Vorhaben vollständig verstanden, ist unser Ziel erreicht.

2 Konzeption und Planung

In dieser Phase wird die Lösung unter Betrachtung Ihrer Ziele, Anforderungen und Ressourcen von unserem Expertenteam erarbeitet. Je nach Komplexität des Projektes holen wir bereits hier unsere hoch spezialisierten Partner:innen mit an Bord. Sind Ihre Anforderungen unter Berücksichtigung der Ressourcen Zeit und Budget eingehalten, findet die Präsentation des Lösungskonzeptes statt.

3 Kalkulation und Finanzierung

In dieser Phase wird Ihnen die erarbeitete Lösung mitsamt allen Investitionspositionen transparent aufgeschlüsselt. Soll die Lösung gekauft, gemietet oder geleast werden? Sind für Ihre Anforderungen Wartungs- und Serviceverträge notwendig oder gewünscht? Welche Leistungen werden zu welchem Zeitpunkt durch uns, Ihrerseits oder durch externe Partner:innen übernommen.

4 Umsetzung und Implementierung

In dieser Phase wird die erarbeitete Lösung mit allen Parametern durch uns und in Zusammenspiel mit externen Partner:innen implementiert. Je nach Komplexität des Projektes unterliegt diese Phase mehreren Einzelschritten. Nach Abschluss aller Arbeiten findet unsererseits eine Qualitätskontrolle statt.

5 Betreuung und Optimierung

Egal ob es um eine Projekterweiterung oder um Unterstützung durch unseren technischen Support geht: In dieser Phase stehen wir Ihnen mitsamt unseren Kompetenzen aus Vertrieb, Consulting, Technischer Support und Montage jederzeit zur Verfügung.

Sie möchten wissen, welche Technik in Ihren Räumen funktioniert?

Ein durchdachter Meetingraum muss kein Großprojekt sein. Oft reicht es, gezielt die richtigen Stellschrauben zu drehen.

Als erfahrene Expert:innen kennen wir die passenden Lösungen für jeden Bedarf – ob Neubau, Umbau, Einzelmaßnahme oder Nachrüstung. Wir beraten, planen und realisieren Räume, die heute funktionieren und morgen noch passen. Von der Beratug bis zur Umsetzung und darüber hinaus. Typisch thies.